طريقة تسمية المستندات المطلوب إرسالها لمركز كنتاكي القنصلي (KCC)

بعد تعبئة وتسليم نموذج تسجيل الأجانب والمهاجرين (DS-260) وبناء على تسلسل رقم ملف الهجرة (Case Number) في تدرج معالجة النموذج وكذلك طلب المستندات سيتم إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني (Email) من قبل مركز كنتاكي القنصل يتم خلالها طلب إرسال المستندات المطلوبة، يتضمن محتوى هذه الرسالة تحديد المستندات وكذلك شرح مبسط لتسمية ملفات المستندات والحجم المسموح به وكذلك عنوان البريد الإلكتروني (Email) المعتمد والمخصص لإرسالها.

1- المستندات المطلوبة يجب أن تترجم لللغة الإنجليزية في حالة كانت صادرة بلغة غير اللغة الإنجليزية واللغة الرسمية للدولة التي ستتم بها المقابلة، ولكن يفضل إرسال الترجمة والتوثيق مع الأصل حيث ان كل المستندات مطلبة مع التوثيق والترجمة في المقابلة.

2- يجب أن تبدأ تسمية كل ملف رقم ملف الهجرة (Case Number) وهو موحد لكل أفراد الأسرة المشمولين في الملف (المرافقين).

3- يجب تسمية كل ملف بالطريقة الصحيحة لتسمية الملفات وإلا سيتم إهماله وعدم تسمية ملف واحد فقط بصورة صحيحة قد يؤثر على معالجة المستندات وتأخر الإجراءات.

4- كل ملف لأبد أن تشمل تسميته الصحيحة اسم صاحب المستند وكذلك نوع أو اسم المستند.

5- الحد الأقصى لحكم الملفات المرفقة هو (30 MB)، وفي حال تم تجاوز الحد الأقصى يمكن تقسيم المستندات لإرسالها على عدة رسائل مختلفة.

6- عقد الزواج (القسيمة) ترسل بأسم الفائز الرئيسي فقط (Principle Applicant). مثلاً إذا كان الزوج هو الفائز الرئيسي فيُرسل باسمه وليس اسم الزوجة والعكس صحيح.

7- في حال إصدار جواز سفر جديد غير الذي تم التقديم به يجب تبرير ذلك عن طريق خطاب موجه لمركز كنتاكي القنصلي (يمكن كتابة ذلك في محتوى البريد الإلكتروني ولكن يفضل طباعته في ملف منفصل وتسميته بنفس الطريقة الصحيحة لتسمة الملفات).

المستندات التي يُطلب إرسالها من قبل مركز كنتاكي القنصلي

المستند	التفاصيل
شهادة الميلاد	ترسل شهادة الميلاد الأصلية وترجمة شهادة الميلاد إذا كانت صادرة بلغة غير اللغة الأم للبلد الذي ستتم به المقابلة
صفحة البيانات الشخصية من جواز السفر	في حال استخراج جواز سفر جديد خلافاً لجواز السفر الذي تم التقديم به يجب إرسال كلاً من جواز السفر الذي تم التقديم به وجواز السفر الجديد بالإضافة لخطاب يتم فيه ذكر الأسباب التي أدت إلى استخراج جواز سفر جديد يختلف عن جواز السفر الذي تم التقديم بموجبه
شهادة الحالية الجنائية أو شهادة حسن سير وسلوك او ما يعرف بالفيش (السودان)	باللغة الإنجليزية (أو الأصل مع الترجمة) من الدولة التي يحمل الفائز جنسيتها إذا سبق وأقام بها لفترة 6 شهور وأكثر من بلوغ سن 16 سنة. للفائز الرئيسي والزوجة/الزوج والأبناء عمر 16 سنة وأكبر
شهادة الحالة الجنائية أو شهادة حسن سير وسلوك أو ما يعرف بالفيش (الدول الأخرى)	باللغة الإنجليزية (أو الأصل مع الترجمة) من كل دولة أقام بها الفائز لفترة 6 شهور أو أكثر من بلوغ سن 16 سنة. للفائز الرئيسي والزوجة/الزوج والأبناء عمر 16 سنة وأكبر
للمتزوجين: عقد الزواج أو القسيمة	(الأصل والترجمة) للفائز الرئيسي فقط
للمطلقين: شهادة الطلاق أو قسيمة الطلاق	الأصل والترجمة
شهادة الوفاة للزوج/الزوجة	الأصل والترجمة في حالة وفاة زوجة/زوج الفائز الرئيسي أو أحد الأبناء
السجل الجنائي أو أمر المحكمة	في حال الحكم في قضية من المحكمة
السجل العسكري أو شهادة تسريح من الخدمة العسكرية وبراءة ذمة	للذين عملوا بصورة نظامية في المجال العسكري (ليس المقصود هنا الخدمة الوطنية أو الخدمة الإلزامية، بل العمل النظامي)

تسمية الملفات

م	المستند	طريقة التسمية (مثال) – رقم الملف (Case Number): 2021AF00099999 إسم الشخص (Ahmed Mohammed Hamad Ali)
1	شهادة الميلاد (الأصل مع الترجمة والتوثيق)	2021AF00099999_AHMED_ALI_BIRTH_CERTIFICATE
2	السجل الجنائي (في حال الحكم في قضية)	2021AF00099999_AHMED_ALI_COURT_AND_PRISON_RECORDS
3	السجل العسكري (في حال العمل في المجال العسكري) – إفادة تسريح وعدم ممانعة وشهادة حسن سير وسلوك	2021AF00099999_AHMED_ALI_MILITARY_RECORDS
4	شهادة حسن سير وسلوك موثقة (فيش) من كل الدول التي تم الإقامة بها لمدة (6 شهور) من عمر (16 سنة)	2021AF00099999_AHMED_ALI_POLICE_CLEARANCE_COUNTRY_SUDAN
5	صورة ملونة لجواز السفر (صفحة البيانات الشخصية)	2021AF00099999_AHMED_ALI_PASSPORT
6	صورة ملونة جواز السفر القديم (في حال إصدار جواز سفر جديد غير الذي تم التقديم به)	2021AF00099999_AHMED_ALI_OLD_PASSPORT
7	خطاب تبرير إستخراج جواز سفر جديد (في حال إصدار جواز سفر جديد غير الذي تم التقديم به)	2021AF00099999_AHMED_ALI_PASSPORT_EXPLANATION
8	عقد الزواج (القسيمة) للمتزوجين (الفائز الرئيسي فقط)	2021AF00099999_AHMED_ALI_MARRIAGE_CERTIFICATE
9	وثيقة الطلاق (للمطلقين) للفائز سواء كان مطلق/مطلقة	2021AF00099999_AHMED_ALI_MARRIAGE_TERMINATION
10	شهادة وفاة في حال وفاة زوج/زوجة الفائز الرئيسي	2021AF00099999_AHMED_ALI_SPOUSE_DEATH_CERTIFICATE

طريقة تسمية الملفات عن طريق الفيديو (الفيديو من إعداد وتصميم وتنفيذ مهندس/عمر مسعود)

تم إعداد ملفات عن طريق برنامج (MS Excel) للمساعدة في تسمية الملفات، للإستفادة من هذه الملفات يجب على الشخص إدخال البيانات المطلوبة وسيتم تسمية الملفات بالطريقة الصحيحة بصورة أوتوماتيكية

للملف الخاص باللشخص العازب أو غير المتزوج (Single) – أضغط هنا

للملف الخاص بالأسر والعوائل – أضغط هنا